Czy w przypadku zbiorczej faktury korygującej obejmującej tysiące faktur w KSeF można wskazać tylko część z nich, a pełne zestawienie przekazać kontrahentowi w osobnym załączniku? W interpretacji z 16 lipca 2026 r. Dyrektor KIS stwierdził, że dane dotyczące wszystkich faktur pierwotnych objętych korektą powinny znaleźć się w strukturze XML faktury korygującej. Przy dużej skali sprzedaży może to jednak prowadzić do problemów technicznych – maksymalna wielkość pliku XML w KSeF wynosi bowiem 1 MB.
Przywołana we wstępie interpretacja została wydana na wniosek spółki prowadzącej hurtową dystrybucję produktów spożywczych, która wystawia dużą liczbę faktur oraz zbiorczych faktur korygujących związanych m.in. z rabatami, bonusami i zmianami cen. Przed wdrożeniem obowiązkowego KSeF szczegółowe dane dotyczące faktur pierwotnych firma wykazywała w załącznikach do korekt. Po przejściu na faktury ustrukturyzowane pojawił się jednak problem z przeniesieniem tego modelu do KSeF.
We wniosku o interpretację spółka wskazała, że pierwsza sporządzona przez nią zbiorcza korekta dotycząca miesięcznego rabatu przekroczyła 9 MB, a większość takich dokumentów osiąga około 10 MB. Miesięcznie spółka wystawia około 100 zbiorczych faktur korygujących przekraczających limit 1 MB, zaś największa z korekt odnosiła się do około 49 tys. faktur pierwotnych. Zgodnie ze stanem faktycznym opisanym przez wnioskodawcę skala problemu wynika z tego, że spółka wystawia nawet milion faktur miesięcznie.
Spółka zaproponowała przekazywanie danych poza KSeF
We wniosku skierowanym do Dyrektora KIS podatnik zaproponował rozwiązanie polegające na umieszczeniu w strukturze faktury korygującej tylu faktur pierwotnych, ile pozwala limit techniczny pliku. Pełna lista korygowanych dokumentów miała być natomiast przekazywana kontrahentowi w odrębnym załączniku poza KSeF, np. pocztą elektroniczną. Załącznik miał być jednoznacznie powiązany z korektą, a w samej fakturze podatnik zamierzał wskazać, że pełne zestawienie zostało przekazane poza Systemem. Wnioskodawca wziął pod uwagę możliwość wystawiania faktur z załącznikiem ustrukturyzowanym, jednak – jak twierdził – limit rozmiaru dla plików tego rodzaju – wynoszący 3 MB – nie był wystarczający dla potrzeb firmy.
Spółka argumentowała m.in., że przepisy ustawy o VAT określają dane, jakie powinna zawierać faktura korygująca, ale nie przesądzają o ich konkretnym rozmieszczeniu. Powoływała się także na wcześniejsze interpretacje, w których organy dopuszczały umieszczanie części danych w odpowiednio powiązanych załącznikach.
Dyrektor KIS nie podzielił jednak tej argumentacji.
Pełna lista faktur musi pozostać w strukturze
W wydanej 16 lipca 2026 r. interpretacji organ zwrócił uwagę, że faktura ustrukturyzowana jest wystawiana przy użyciu KSeF zgodnie z określonym wzorem dokumentu elektronicznego. Dane dotyczące faktur korygowanych są przewidziane w strukturze FA(3) w elemencie DaneFaKorygowanej. Zdaniem fiskusa załącznika zawierającego pełną listę faktur pierwotnych, przekazywanego kontrahentowi poza KSeF, nie można uznać za integralną część faktury ustrukturyzowanej.
Ministerstwo wskazuje, że monitoruje kluczowe obszary funkcjonowania obowiązkowego KSeF, a limity wielkości plików – 1 MB dla faktury bez załącznika i 3 MB dla faktury z załącznikiem – były przedmiotem konsultacji z biznesem. Stanowisko resortu finansów nie wskazuje więc na planowane zwiększenie limitów ani na inne rozwiązanie problemu dotyczącego faktur, których prawidłowe wystawienie wymaga umieszczenia dużej liczby danych bezpośrednio w strukturze faktury.
W świetle stanowiska przedstawionego przez Dyrektora KIS w tej sprawie każda faktura pierwotna objęta zbiorczą korektą powinna zostać wskazana w odpowiednim elemencie struktury XML. Zewnętrzne zestawienie może mieć charakter pomocniczy, ale nie zastępuje danych wymaganych w fakturze ustrukturyzowanej.
Limit 50 tys. faktur a rozmiar pliku
Interpretacja pokazuje przy tym praktyczny problem. Jak wskazała spółka, podsekcja DaneFaKorygowanej może zostać powtórzona maksymalnie 50 tys. razy. Teoretycznie pozwala to więc na wykazanie w jednej korekcie bardzo dużej liczby faktur pierwotnych (najbardziej obszerna korekta odnosiła się do 49 tys. faktur pierwotnych). W rzeczywistości jednak – jak podkreślił wnioskodawca – przy limicie pliku wynoszącym 1 MB możliwe jest uwzględnienie jedynie kilku tysięcy takich referencji.
Problem może być jeszcze większy w sytuacji, gdy wszystkie faktury pierwotne, co do których zachodzi konieczność korekty, są wystawione w KSeF, ponieważ dla każdej z nich należy uwzględnić także numer KSeF, co zwiększa objętość pliku XML.
Zapisz się do naszego newslettera i otrzymuj praktyczne wskazówki dla Twojego biznesu.
W praktyce liczba faktur pierwotnych, których dane uda się zmieścić w jednym pliku XML, może być zatem znacznie niższa niż wynikająca ze struktury logicznej FA(3) możliwość 50 tys. powtórzeń elementu DaneFaKorygowanej.
Podział korekty jako rozwiązanie?
Wyjściem z sytuacji mogłoby być wystawienie kilku mniejszych korekt. Spółka wskazała jednak, że limit rozmiaru pliku może zostać przekroczony nawet przy korekcie obejmującej faktury z jednego dnia roboczego. Według wnioskodawcy dzielenie miesięcznych lub rocznych korekt na dużą liczbę dokumentów wiązałoby się również z problemami operacyjnymi i ryzykiem wynikającym z niewystarczających limitów API KSeF.
W wydanej interpretacji organ podatkowy nie rozstrzygnął jednak, czy w opisanej sytuacji istnieje inne technicznie możliwe rozwiązanie, poprzestając na stwierdzeniu nieprawidłowości koncepcji zaproponowanej przez wnioskodawcę.
Ministerstwo Finansów zna problem
Problem związany z maksymalnym rozmiarem faktury przesyłanej do KSeF jest znany Ministerstwu Finansów. Kwestia ta była przedmiotem interpelacji poselskiej nr 15482, w której zwrócono uwagę, że limit 1 MB może stanowić istotną barierę dla przedsiębiorców wystawiających rozbudowane faktury zbiorcze i prowadzić do konieczności dzielenia jednego rozliczenia na wiele dokumentów.
W odpowiedzi z 17 marca 2026 r. Ministerstwo wskazało, że monitoruje kluczowe obszary funkcjonowania obowiązkowego KSeF, a limity wielkości plików – 1 MB dla faktury bez załącznika i 3 MB dla faktury z załącznikiem – były przedmiotem konsultacji z biznesem. Stanowisko resortu finansów nie wskazuje jednak na planowane zwiększenie limitu 1 MB ani na inne rozwiązanie problemu dotyczącego faktur, których prawidłowe wystawienie wymaga umieszczenia dużej liczby danych bezpośrednio w strukturze faktury. Co więcej, Ministerstwo przyznało, że nie dysponuje danymi pozwalającymi określić, jak często przedsiębiorcy są zmuszeni dzielić jedno rozliczenie na kilka faktur wyłącznie z powodu limitu wielkości pliku.
Co to oznacza dla przedsiębiorców?
Stanowisko Dyrektora KIS wskazuje na to, że w kontekście korekt zbiorczych zastosowanie rozwiązania polegającego na pominięciu w KSeF części referencji do faktur pierwotnych i przeniesieniu ich np. do pliku Excel, PDF lub innego zestawienia przekazanego kontrahentowi poza Systemem jest obarczone dużym ryzykiem. Do końca 2026 r. przepisy o sankcjach dotyczących Systemu nie obowiązują, natomiast od 1 stycznia 2027 r. wystawienie faktury logicznej niezgodnej ze strukturą logiczną FA(3) wiąże się z ryzykiem nałożenia sankcji na wystawcę. Sankcja określana jest w sytuacji faktury wystawionej z kwotą podatku VAT lub faktury nie zawierającej podatku. Z perspektywy językowego brzmienia przepisów, faktury korygujące zmniejszające obarczone są mniejszym ryzykiem, gdyż nie należą do powyższych kategorii.
Przedsiębiorcy, u których zachodzi potrzeba korygowania znacznego wolumenu faktur, dla których limit pliku w wysokości 1 MB jest niewystarczający, powinni zweryfikować możliwość wykorzystania załączników ustrukturyzowanych, które mogą mieć do 3 MB (do nich nie odnosiła się przedmiotowa interpretacja). Praktyka pokazuje bowiem, że możliwość powtórzenia elementu DaneFaKorygowanej nawet 50 tys. razy nie oznacza, że korektę zawierającą tak dużą liczbę referencji w każdym przypadku będzie można technicznie przesłać do KSeF.
Autor tekstu:
Dominika Wiśniowska
