Trzy pojazdy w jednoosobowej działalności – nowa interpretacja

Jednym z częstszych pytań pojawiających się u przedsiębiorców prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą, którzy rozważają finansowanie samochodu w formie leasingu, jest nie tyle, czy zawrzeć samą umowę leasingu, lecz raczej: ile samochodów leasingować, żeby nadal było to: „bezpieczne podatkowo”? Najnowsza interpretacja pokazuje, jak fiskus podchodzi do tego typu sytuacji, również w kontekście użytkowania pojazdów w oparciu o umowę leasingu.

W praktyce rozwijającej się działalności jeden pojazd szybko przestaje wystarczać. Pojawia się potrzeba auta do miasta (coraz częściej elektrycznego), drugiego na dłuższe trasy (podróż służbowa do innego miasta), a czasem także dodatkowego środka transportu usprawniającego codzienną logistykę, jak rower czy motocykl. Część przedsiębiorców, prowadzących bardziej aktywny i „mobilny” sposób życia, „lokuje” swoje biura w kamperach, świadcząc usługi w ramach swojej działalności z każdego zakątka świata. Granica między racjonalnym prowadzeniem biznesu a potencjalnym zakwestionowaniem kosztów przez fiskusa nie jest jednak wprost określona przepisami, co budzi naturalne wątpliwości.

Przepisy nie limitują liczby pojazdów

Jeśli chodzi o maksymalną liczbę pojazdów, jakie przedsiębiorca może wykorzystywać w działalności, ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych nie wskazuje żadnego limitu. Nie oznacza to jednak pełnej dowolności. W praktyce „bezpieczna liczba” pojazdów nie wynika z konkretnej liczby wpisanej w ustawę, lecz z możliwości wykazania ich biznesowego uzasadnienia. Innymi słowy, im więcej pojazdów w firmie, tym większe znaczenie ma odpowiedź na pytanie, czy każdy z nich rzeczywiście jest potrzebny i pełni określoną funkcję w działalności gospodarczej. Zgodnie z zasadą ogólną, wspólną dla ustawy o PIT i ustawy o CIT, jest to, że kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem wydatków wyłączonych wprost z katalogu kosztów uzyskania przychodów w ustawach o podatkach dochodowych. Ustawy te dodatkowo nie zawierają zamkniętego katalogu wydatków, które mogą zostać uznane za koszty uzyskania przychodu, zatem każdy wydatek, który został poniesiony w celu osiągnięcia przychodów, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów, a jednocześnie nie został wymieniony wprost przepisach wyłączających dane wydatki z kosztów podatkowych, może zostać rozpoznany przez podatnika jako jego koszt uzyskania przychodów.

W tym kontekście interesująca jest najnowsza interpretacja Dyrektora KIS, która pokazuje, jak organ podatkowy podchodzi do sytuacji, w której przedsiębiorca korzysta jednocześnie z kilku różnych pojazdów – w tym również leasingowanych. Rozstrzygnięcie to dobrze ilustruje, że granica „bezpiecznej liczby” nie jest matematyczna, lecz funkcjonalna: decydujące znaczenie ma to, czy podatnik potrafi uzasadnić, że każdy z pojazdów jest elementem racjonalnej organizacji biznesu, a nie przejawem prywatnej wygody częściowo finansowanej poprzez wykazanie kosztu podatkowego.

Zgoda na motocykl, kombi i „elektryk”

Sprawa dotyczy przedsiębiorcy działającego w branży reklamowej, który – ze względu na specyfikę prowadzonej działalności – korzysta jednocześnie z motocykla, samochodu osobowego oraz planuje leasing samochodu elektrycznego. Kluczową kwestią było to, czy równoczesne używanie trzech pojazdów może uzasadniać zaliczanie związanych z nimi wydatków do kosztów uzyskania przychodów.

Organ podatkowy potwierdził, że przepisy ustawy o PIT nie wprowadzają ograniczeń co do liczby pojazdów wykorzystywanych w działalności gospodarczej. Oznacza to, że sam fakt posiadania kilku środków transportu nie stanowi przeszkody w zaliczaniu wydatków z nimi związanych do kosztów podatkowych. Kluczowym elementem jest jednak wykazanie związku przyczynowo-skutkowego pomiędzy ponoszonymi wydatkami a osiąganymi przychodami lub zabezpieczeniem ich źródła. W analizowanej sprawie – zdaniem fiskusa – podatnik przedstawił spójną i logiczną argumentację, wskazując, że każdy z pojazdów pełni odmienną funkcję: samochód elektryczny ma służyć do jazdy miejskiej, pojazd typu kombi do tras długodystansowych i zapewnienia ciągłości operacyjnej, natomiast motocykl ma umożliwiać sprawne przemieszczanie się w warunkach dużego natężenia ruchu. Organ uznał takie podejście za racjonalne i gospodarczo uzasadnione.

Jednym z częstszych pytań pojawiających się u przedsiębiorców prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą, którzy rozważają finansowanie samochodu w formie leasingu, jest nie tyle, czy zawrzeć samą umowę leasingu, lecz raczej: ile samochodów leasingować, żeby nadal było to: „bezpieczne podatkowo”? Najnowsza interpretacja pokazuje, jak fiskus podchodzi do tego typu sytuacji, również w kontekście użytkowania pojazdów w oparciu o umowę leasingu.

Co z leasingiem i ubezpieczeniem?

Interpretacja jednoznacznie potwierdza również, że wydatki związane z eksploatacją pojazdów wykorzystywanych w sposób mieszany – zarówno do celów firmowych, jak i prywatnych – podlegają ograniczeniu. W praktyce oznacza to, że do kosztów uzyskania przychodów można zaliczyć 75% wydatków takich jak paliwo, energia elektryczna, naprawy, przeglądy czy części zamienne. Organ podkreślił, że zasada ta ma zastosowanie do wszystkich pojazdów spełniających definicję samochodu osobowego, a więc również do motocykla, który – zgodnie z wykładnią przepisów – mieści się w tej kategorii.

Również w odniesieniu do leasingu operacyjnego stanowisko organu było korzystne dla podatnika. Dyrektor KIS wskazał, że opłaty leasingowe mogą stanowić koszt uzyskania przychodów, o ile umowa zawarta przez podatnika spełnia warunki dla umowy leasingu w ujęciu podatkowym, a wartość pojazdu nie przekracza limitów ustawowych przewidzianych dla „samochodów luksusowych” (100 tys. zł dla aut spalinowych; 150 tys. dla hybryd o emisji CO2 do 50 g/km; 225 tys. zł dla pojazdów elektrycznych i wodorowych). W analizowanym przypadku wartości te nie zostały przekroczone, co oznacza możliwość zaliczenia do kosztów pełnej wartości części kapitałowej rat leasingowych. Jednocześnie podkreślono, że część odsetkowa rat leasingowych nie podlega limitowaniu, ponieważ nie jest związana bezpośrednio z wartością pojazdu, lecz stanowi koszt finansowania.

Potencjalnie najbardziej problematycznym elementem okazała się kwestia ubezpieczenia pojazdów, w której organ uznał stanowisko podatnika za nieprawidłowe. Podatnik zakładał, że wszystkie składki ubezpieczeniowe powinny podlegać ograniczeniu do 75%, analogicznie jak inne koszty eksploatacyjne, podczas gdy Dyrektor KIS wskazał, że taka interpretacja jest błędna. W przypadku ubezpieczeń należy rozróżnić ich rodzaj. Składki OC, NNW oraz assistance mogą być w całości zaliczane do kosztów uzyskania przychodów, ponieważ nie są uzależnione od wartości pojazdu i nie podlegają ograniczeniom ustawowym. Natomiast w przypadku ubezpieczenia AC zastosowanie ma limit wynikający z art. 23 ust. 1 pkt 47 ustawy o PIT, ale tylko w sytuacji, gdy wartość pojazdu przekracza 150 tys. zł. Jednak jako że w rozpatrywanej sprawie wartość żadnego z pojazdów nie przekracza tego progu, również składki AC mogą być zaliczone do kosztów w pełnej wysokości.

Ważne limity i rozróżnianie kategorii kosztów

Interpretacja ma istotne znaczenie praktyczne, ponieważ porządkuje zasady rozliczania różnych kategorii wydatków związanych z pojazdami. Wyraźnie pokazuje, że nie wszystkie koszty podlegają tym samym ograniczeniom, a ich prawidłowa kwalifikacja wymaga analizy konkretnych przepisów. Co więcej, potwierdza elastyczne podejście organów podatkowych do organizacji działalności gospodarczej – uwzględniające realia współczesnego biznesu, w którym wykorzystywanie różnych środków transportu może być nie tylko uzasadnione, ale wręcz konieczne.

Podsumowując, omawiana interpretacja stanowi korzystny sygnał dla przedsiębiorców. Potwierdza możliwość równoczesnego wykorzystywania kilku pojazdów w działalności gospodarczej oraz zaliczania związanych z nimi wydatków do kosztów podatkowych, pod warunkiem ich racjonalności i odpowiedniego udokumentowania. Jednocześnie przypomina o znaczeniu prawidłowego stosowania limitów ustawowych oraz rozróżnienia poszczególnych kategorii kosztów, zwłaszcza w zakresie ubezpieczeń.