W oczekiwaniu na wejście w życie nowych przepisów o Państwowej Inspekcji Pracy (PIP) wiele firm zastanawia się, jak sprawdzić, czy stosowane przez nich umowy oraz praktyka ich realizacji rodzą ryzyko zakwestionowania przez inspektorów. Choć kompleksowy audyt zdecydowanie warto przeprowadzić wspólnie ze specjalistami, to jest kilka obszarów, które przedsiębiorca może wstępnie zweryfikować samodzielnie. Takie ćwiczenie pokaże, czy stosowane w firmie praktyki są akceptowalne, wymagają dostosowania czy wręcz całkowitej likwidacji.
Niniejszy artykuł pozwoli Państwu zidentyfikować, czy stosowane w firmie umowy cywilnoprawne wykazują objawy, które wymagają niezwłocznej konsultacji ze specjalistą.
Pracownicy nie czekają do lipca
W przestrzeni medialnej pojawia się coraz więcej informacji, że osoby na umowach cywilnoprawnych, np. B2B, masowo zgłaszają swoje umowy do PIP. Napływ zgłoszeń przybrał takie rozmiary, że sama inspekcja wydała oficjalny komunikat, aby z kolejnymi zgłoszeniami wstrzymać się do czasu, aż PIP zyska nowe narzędzia prawne, które będzie mogła zastosować we właściwym postępowaniu reklasyfikacyjnym.
Jak widać, inspekcja intensywnie przygotowuje się do możliwości wszczynania nowych postępowań. Nie inaczej powinni postępować przedsiębiorcy, aby być gotowymi na „nowy ład” w umowach cywilnoprawnych.
Test 1 – cechy współpracy B2B
Nowelizacja przepisów o PIP nie powoduje, że umowy B2B nie będą mogły być wcale stosowane. Trzeba jednak, jeszcze bardziej skrupulatnie niż dotychczas, dbać o to, w jakich przypadkach taką umowę faktycznie możemy wykorzystać.
Naturalnym obszarem do współprac B2B będą takie relacje, w których nasz współpracownik posiada silną autonomię, nie jest przez nas kontrolowany, a firmę (jako zlecającego) interesuje przede wszystkim efekt jego pracy, a nie sama dostępność i obecność w określonym miejscu i czasie.
Umowy o świadczenie usług nie są zatem ściśle powiązane z konkretnymi branżami lub stanowiskami. W zasadzie każda współpraca, która spełni powyższe cechy może być oparta o umowę B2B. Jako przykład zawodów, które dość naturalnie mogą wykonywać swoje usługi na podstawie umowy B2B – przy zachowaniu cech charakterystycznych – będą prawnicy, doradcy, księgowi, programiści, mobilni handlowcy.dopiero wtedy, gdy pracodawca nie wykona takiego polecenia.
Istnieją obszary, w których charakter pracy z założenia może nie dopuszczać swobody typowej dla B2B. W tym kontekście można wskazać pracowników produkcyjnych, gastronomicznych, mechaników, handlowców (tacy, od których przede wszystkim oczekujemy fizycznej obecności w konkretnym miejscu i czasie) czy personel biurowo-administracyjny.
Z drugiej jednak strony, istnieją obszary, w których charakter pracy z założenia może nie dopuszczać swobody typowej dla B2B. Jako przykład można wskazać tutaj pracowników produkcyjnych, gastronomicznych, mechaników, handlowców (tacy, od których przede wszystkim oczekujemy fizycznej obecności w konkretnym miejscu i czasie) czy personel biurowo-administracyjny.
Test 2 – sposób realizacji umowy
Obowiązki wynikające z umowy, sposób wynagradzania itp. to nie wszystkie elementy, które wymagają oceny z perspektywy zasadności stosowania konstrukcji B2B.
Przedmiotem kontroli jest również faktyczny sposób wykonywania umowy, obejmujący m.in. podległość i kierownictwo, brak merytorycznej autonomii, pracę w wyznaczonym miejscu i czasie, wykorzystanie infrastruktury firmowej itp.
Jeśli identyfikujemy, że nasi kontrahenci (współpracownicy, samozatrudnieni) funkcjonują w podobnych jak powyższe warunkach lub co gorsza, warunki te dominują w naszej relacji B2B, stanowi to ewidentny sygnał, że koncepcja stosowania umów cywilnoprawnych w naszej firmie wymaga rewizji.
Ankieta audytu wstępnego
Dla Państwa wygody przygotowaliśmy krótką ankietę, która ma za zadanie pomóc we wstępnym zidentyfikowaniu ryzyka w umowach cywilnoprawnych (zwłaszcza umowach B2B) stosowanych aktualnie w Państwa firmach.
Ankieta dostępna jest pod adresem: https://gtakademia.pl/b2b-weryfikacja/
Wynik ankiety powinien dać Państwu jasny sygnał, czy konieczne jest podejmowanie dalszych, bardziej zaawansowanych kroków w celu dostosowania się do nowych regulacji, zanim zaczną one obowiązywać lub zanim któryś ze współpracowników sam pokusi się o zgłoszenie do PIP.
Praktyka w umowach B2B musi się zmieniać
Nowe regulacje, które będą obowiązywać od lipca, to swego rodzaju nowe zasady gry w umowach B2B. Choć nie zmienia się fundament rozgrywki (definicja stosunku pracy czy działalności gospodarczej), to oponenci, w postaci organów kontrolnych, zyskują efektywniejsze narzędzia do tego, aby te fundamenty wykorzystywać przeciwko przedsiębiorcom.
W kolejnych wpisach w tej serii będziemy starali się Państwu komunikować istotne obszary wymagające zmiany, w tym uzupełnimy kontekst audytu wstępnego o kluczowe, rażące błędy w umowach B2B.
Jeśli identyfikujecie Państwo, że stosowane obecnie praktyki w obszarze umów B2B wymagają zmiany, zachęcamy do kontaktu już dzisiaj. Działanie wyprzedzające będzie o wiele bardziej skuteczne niż ratowanie sytuacji w trakcie kontroli PIP.owanie polecenia PIP może być w pewnych przypadkach korzystniejsze dla firmy. Zmiany wynikające z polecenia zadziałają bowiem tylko na przyszłość. Jeśli natomiast PIP zdecyduje się wystąpić z powództwem do sądu, sąd będzie mógł ustalić stosunek pracy również za okres przeszły.
Autor tekstu:
Patryk Chmiel, doradca podatkowy
