Ryczałt za używanie aut służbowych. Co w przypadku osób niebędących pracownikami?

Wartość nieodpłatnego świadczenia przysługującego pracownikowi z tytułu udostępnienia mu przez pracodawcę samochodu służbowego do celów prywatnych ustala się ryczałtowo – zgodnie z przepisami ustawy o PIT. Problematyczna pozostaje natomiast kwestia ustalenia wartości analogicznych świadczeń dla osób współpracujących z danym przedsiębiorstwem w innych formach niż umowa o pracę, np. na podstawie kontraktów menedżerskich czy umów zlecenie lub o  zarządzanie przedsiębiorstwem.

Nie ulega wątpliwości, że pracownik, który nieodpłatnie wykorzystuje samochód służbowy udostępniony mu przez pracodawcę na prywatne potrzeby uzyskuje z tego tytułu przychód podlegający opodatkowaniu. Zgodnie z art. 12 ust. 2a ustawy o PIT wartość takiego świadczenia w przypadku pracowników ustala się ryczałtowo w kwocie, odpowiednio:

• 250 zł miesięczne, jeżeli pracownik korzysta z samochodu spalinowego lub hybrydowego o mocy silnika do 60 kW, względnie elektrycznego (zeroemisyjnego) lub napędzanego wodorem,
• 400 zł miesięcznie, gdy wykorzystywany jest samochód inny niż wymienione powyżej.

Dodatkowo w przypadku wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych przez część miesiąca wartość świadczenia ustala się proporcjonalnie, za każdy dzień wykorzystywania samochodu do celów prywatnych, w wysokości 1/30 odpowiedniej kwoty (250/400 zł).

Osoby niebędące pracownikami

Powszechną praktyką jest także nieodpłatnie udostępnianie samochodów służbowych np. zleceniobiorcom, menedżerom, członkom zarządu, tzw. samozatrudnionym czy nawet byłym pracownikom.

Taka sytuacja, a więc wykorzystanie samochodu udostępnionego nieodpłatnie do celów prywatnych przez osoby inne niż pracownicy, analogicznie jak w przypadku pracowników, niewątpliwie skutkuje powstaniem po ich stronie przychodu podlegającego opodatkowaniu. Nie ulega bowiem wątpliwości, że takie działanie skutkuje uzyskaniem przez użytkownika firmowego pojazdu przysporzenia majątkowego mającego konkretny wymiar finansowy.

Jednocześnie jednak, zgodnie z literalnym brzmieniem obowiązujących przepisów dotyczących zasad ustalania wartości nieodpłatnego świadczenia, ryczałt przysługuje jedynie pracownikom. Za pracownika w rozumieniu ustawy o PIT uważa się natomiast jedynie osobę pozostającą w stosunku służbowym, stosunku pracy, stosunku pracy nakładczej lub spółdzielczym stosunku pracy.

Powyższe prowadzi do wniosków, że art. 12 ustawy o PIT nie może być stosowany w przypadku osób niebędących formalnie pracownikami.

Przychód z tytułu korzystania z samochodów służbowych do celów prywatnych, jaki powstaje po stronie osób niebędących pracownikami, powinien być określany według cen rynkowych (np. w wysokości rat, jakie przedsiębiorstwo płaci za najem czy leasing pojazdu). Przychód będą stanowić także wszelkie inne dodatkowe koszty związane z użytkowaniem auta, a sfinansowane przez przedsiębiorstwo (np. paliwo i przeglądy).

Stanowisko organów

Fiskus zdaje się jednoznacznie potwierdzać takie stanowisko, o czym świadczy m.in. interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z 19 kwietnia 2018 r., sygn. 0113-KDIPT2-3.4011.80.2018.2.AC, w której wskazano, że nie sposób uznać, że wartość pieniężną świadczenia z tytułu wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych przez członka zarządu zatrudnionego na podstawie umowy o świadczenie usług zarządzania należy ustalić ryczałtowo (250/400zł), na zasadach obowiązujących pracowników. W tym przypadku, w ocenie Dyrektora KIS, zastosowanie znajdą zasady ogólne wyrażone w art. 11 ust. 2a ustawy o PIT.

Przyjęcie takiej wykładni skutkuje uznaniem, że przychód po stronie osób niebędących pracownikami z tytułu korzystania z samochodów służbowych do celów prywatnych, co do zasady, określany powinien być według cen rynkowych (np. w wysokości rat, jakie przedsiębiorstwo płaci za najem czy leasing pojazdu).

Dodatkowo trzeba zwrócić uwagę, że przychód będą stanowić także wszelkie inne dodatkowe koszty związane z użytkowaniem auta, a sfinansowane przez przedsiębiorstwo (np. paliwo, koszty eksploatacyjne, przeglądy itp.). W ich przypadku również należałoby rozpoznać wartość przychodu według cen rynkowych/cen zakupu.

Prawidłowość opisanego podejścia potwierdził także Dyrektor KIS w interpretacji indywidualnej z 8 stycznia 2024 r., sygn. 0114-KDIP3-2.4011.820.2023.4.JK2.

„Przedmiotem świadczenia na rzecz Prezesa Zarządu będzie usługa zakupiona u innego podmiotu. Tak więc, jeżeli Prezes Zarządu otrzyma nieodpłatnie ww. świadczenie, to ustalając kwotę przychodu z tego tytułu, należy wziąć pod uwagę cenę, za jaką świadczenie zostało nabyte. W odniesieniu do kwestii dotyczącej zużytego przez Prezesa Zarządu paliwa do przejazdów do celów prywatnych oraz opłat eksploatacyjnych, których koszty nabycia będziecie Państwo pokrywali, należy wskazać, że wartość tego paliwa i opłat eksploatacyjnych będzie stanowiła – odrębny od przychodów z tytułu wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych – przychód Prezesa Zarządu.”

Konsekwencje przyjętego rozwiązania

Udostępniając samochód firmowy osobie niebędącej pracownikiem, należy mieć zatem świadomość, że niemożliwe będzie zastosowanie szczególnych regulacji dotyczących ryczałtowego ustalania wysokości nieodpłatnego świadczenia dla pojazdów służbowych, które są właściwe jedynie dla pracowników. Przychód z nieodpłatnego świadczenia uzyskany przez „nie pracownika” będzie, co do zasady, wyższy niż ten uzyskiwany w analogicznej sytuacji przez osobę związaną z przedsiębiorstwem stosunkiem pracy.