KSeF od 1 lutego 2026 r. – co wyjaśniają nowe rozporządzenia?

Ministerstwo Finansów opublikowało dwa projekty rozporządzeń z 17 listopada 2025 r., które porządkują zasady fakturowania w KSeF. Pierwszy z nich określa przypadki, w których nie będzie obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych i zawiera jedną zmianę istotną z perspektywy firm z branży finansowej i ubezpieczeniowej. Drugi zmienia obowiązujące rozporządzenie z 29 października 2021 r. w sprawie wystawiania faktur, doprecyzowując, jakie dane powinny znaleźć się na fakturach po wejściu w życie obowiązkowego KSeF.

Oba z projektowanych rozporządzeń mają wejść w życie 1 lutego 2026 r.

Kiedy KSeF nie będzie obowiązkowy?

Pierwszy z projektów określa konkretne przypadki, w których podatnicy nie będą zobowiązani do korzystania z KSeF. Rozwiązania te mają szczególne znaczenie dla branży transportowej, przewozowej i drogowej.

Zgodnie z projektem, wystawienie faktury w KSeF nie będzie wymagane m.in. przy:

• biletach jednorazowych w przewozie osób (m. in. kolej, autobus, prom, samolot itp.),
• opłatach za autostrady płatne,
• a także przy usługach zwolnionych z VAT na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 7 oraz 37–41 ustawy o VAT – jeśli są one dokumentowane fakturami o zawężonym zakresie danych.

To właśnie w tym ostatnim obszarze projekt rozporządzenia z 17 listopada 2025 r. wprowadza istotną zmianę w porównaniu z wersją z 29 lipca. Takie brzmienie sprawia, że firmy świadczące usługi finansowe i ubezpieczeniowe nadal zachowają możliwość wystawiania faktur w formie tradycyjnej (papierowej lub pdf), przy czym będzie się ona odnosić jedynie do faktur z ograniczoną zawartością danych, które mogą dotyczyć usług ubezpieczeniowych i pośrednictwa w tym zakresie oraz udzielania pożyczek i pośrednictwa w tym zakresie.

Faktury dokumentujące takie świadczenia – zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z 29 października 2021 r. – mogą zawierać jedynie numer i datę wystawienia, dane podatnika i nabywcy oraz nazwę usługi i kwotę. W przypadku takich faktur podatnicy nie będą objęci obowiązkiem wystawienia ich za pośrednictwem KSeF.

Wyłączenia z obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych mają objąć również przypadki samofakturowania, gdy fakturę wystawia nabywca, który nie posiada numeru NIP, lub gdy NIP-u nie ma podatnik, który go do tego upoważnił. W przypadku wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów (WDT), o której mowa w art. 13 ust. 1 ustawy o VAT, mimo braku obowiązku będzie można jednak wystawić e-fakturę w KSeF, jeśli nabywca ma numer VAT UE.

Jakie dane znajdą się na fakturach po zmianach?

Drugi z projektów z 17 listopada 2025 r. zmienia przywołane już rozporządzenie z 29 października 2021 r. w sprawie wystawiania faktur. Jego celem jest przede wszystkim uporządkowanie zasad oznaczania podatników i nabywców na fakturach wystawianych w KSeF. Zgodnie z projektem na fakturze mają być wskazane w szczególności następujące dane:

• po stronie podatnika – numer, za pomocą którego jest on zidentyfikowany na potrzeby podatku (numer VAT), a jeżeli nie jest zarejestrowany jako podatnik VAT – jego numer identyfikacji podatkowej (NIP),
• po stronie nabywcy – numer, za pomocą którego jest on zidentyfikowany na potrzeby podatku od towarów i usług (numer VAT), a w przypadku braku rejestracji do VAT – numer identyfikacji podatkowej (NIP),
• w odniesieniu do nabywcy będącego podatnikiem mającym siedzibę na terytorium innego państwa członkowskiego UE – tzw. numer identyfikacyjny EX.

Projekt doprecyzowuje również przepisy dotyczące biletów jednorazowych.

Z perspektywy firm m.in. z branży finansowej i ubezpieczeniowej regulacje precyzujące, kiedy zachowana zostanie możliwość wystawiania faktury w formie tradycyjne, oznaczają większą elastyczność w wyborze formy dokumentowania sprzedaży oraz ograniczenie wątpliwości w zakresie prawidłowego fakturowania.

Co to oznacza dla firm?

Projektowane rozporządzenia porządkują zasady korzystania z KSeF. Najważniejsze są w szczególności regulacje precyzujące, kiedy zachowana zostanie możliwość wystawiania faktury w formie tradycyjnej. Z perspektywy firm z branży transportowej, logistycznej, finansowej, leasingowej czy ubezpieczeniowej oznacza to większą elastyczność w wyborze formy dokumentowania sprzedaży oraz ograniczenie wątpliwości w zakresie prawidłowego fakturowania. Najnowsza wersja projektu pierwszego z rozporządzeń nie pozostawia wątpliwości, że możliwe będzie dokumentowanie świadczenia usług finansowych także fakturami ustrukturyzowanymi, jeśli tylko będą one odpowiadały strukturze logicznej FA(3).

Jak przygotować się do wejścia w życie nowych rozporządzeń?

Oba rozporządzenia są obecnie na etapie prac w Komisji Prawniczej. Planowana data ich wejścia w życie to 1 lutego 2026 r., gdy e-fakturowanie stanie się obowiązkowe dla dużych podatników, co przełoży się na obowiązek odbierania faktur w KSeF także dla mniejszych podatników. Warto śledzić zmiany legislacyjne dotyczące faktur ustrukturyzowanych, a także szczegółowo przeanalizować obowiązki w tym zakresie.