System kaucyjny a VAT – nowe obowiązki podatkowe od 1.10.2025

Data uruchomienia polskiego systemu kaucyjnego obejmującego wybrane opakowania po napojach to 1 października 2025 r. Dla konsumentów to ułatwienie, dzięki któremu butelkę czy puszkę zwrócą w dowolnym punkcie zbiórki i odzyskają kaucję bez konieczności posiadania paragonu. Dla przedsiębiorców oznacza to jednak nowe obowiązki, w tym podatkowe. Jak wskazują objaśnienia podatkowe Ministerstwa Finansów, najważniejszy z nich może dotyczyć rozliczenia kaucji na gruncie VAT – choć jednostkowe kwoty będą zwykle niewielkie, to błędy w tym obszarze mogą prowadzić do poważnych konsekwencji.

Jakie opakowania obejmuje system?

System kaucyjny dotyczy:

• butelek PET o pojemności do 3 litrów,
• puszek jednorazowych do 1 litra,
• butelek szklanych wielokrotnego użytku do 1,5 litra.

Cena napoju w tych opakowaniach zostanie powiększona o kaucję, a każde z nich musi być odpowiednio oznakowane – z wyraźną informacją o jej wysokości.

Zwrot opakowań będzie możliwy w dowolnym punkcie zbiórki, niezależnie od miejsca zakupu. Co istotne, klient nie będzie musiał przedstawiać paragonu. To duża zmiana w stosunku do dotychczasowych zasad dotyczących butelek zwrotnych, gdzie zwrot często możliwy był wyłącznie w sklepie, w którym dokonano zakupu – i to dopiero na podstawie okazanego paragonu.

Wprowadzający i operator – podział obowiązków

System przewiduje podział ról między wprowadzających a podmioty reprezentujące (operatorów).

Wprowadzający to przedsiębiorcy, którzy wprowadzają na rynek napoje w opakowaniach objętych systemem. W praktyce są to m.in. producenci napojów (np. rozlewnie wody, soków; browary), dystrybutorzy, a także importerzy sprowadzający napoje w opakowaniach kaucyjnych z zagranicy. To po ich stronie powstaje obowiązek podatkowy – muszą wykazać podstawę opodatkowania i VAT należny od niezwróconych kaucji. Rozliczenie następuje w pliku JPK_V7 za pierwszy okres kolejnego roku, na podstawie danych przekazanych przez operatora.

Z punktu widzenia rozliczeń podatkowych istotne jest to, że pobranie kaucji przy sprzedaży napoju nie powiększa podstawy opodatkowania VAT. W momencie sprzedaży – niezależnie od tego, czy chodzi o detal, czy hurt – kaucja pozostaje neutralna podatkowo.

Dominika Wiśniowska

Operator systemu, powoływany przez wprowadzających (indywidualnie lub wspólnie), odpowiada za organizację zbiórki opakowań, prowadzenie rozliczeń i przygotowanie raportów. Na gruncie VAT pełni on funkcję płatnika – wpłaca należny podatek od niezwróconych kaucji na mikrorachunek podatkowy właściwy dla wprowadzającego.

W praktyce obowiązki są więc podzielone: wprowadzający ujmuje dane w JPK, natomiast operator dokonuje wpłaty. Pierwsze rozliczenie obejmujące dane za rok 2025 powinno zostać dokonane do 28 lutego 2026 r. – termin został wyjątkowo wydłużony o miesiąc względem standardowych zasad.

Kiedy kaucja staje się opodatkowana VAT?

Zgodnie z objaśnieniami podatkowymi Ministerstwa Finansów, z punktu widzenia rozliczeń podatkowych istotne jest to, że pobranie kaucji przy sprzedaży napoju nie powiększa podstawy opodatkowania VAT. W momencie sprzedaży – niezależnie od tego, czy chodzi o detal, czy hurt – kaucja pozostaje neutralna podatkowo.

Obowiązek podatkowy pojawi się dopiero po zakończeniu roku, gdy operator systemu przekaże dane o liczbie opakowań zwróconych i niezwróconych. Wprowadzający musi wtedy rozliczyć VAT od zatrzymanych kaucji. Zatrzymana kwota traktowana jest jako wartość brutto, od której oblicza się podstawę netto i podatek należny.

Przykład

Jeśli przedsiębiorca sprzedał napoje w 200 butelkach z kaucją 0,50 zł i żadne opakowanie nie zostało zwrócone, powstaje 100 zł zatrzymanej kaucji. Przy stawce 23% podstawę netto stanowi 81,30 zł, a VAT wynosi 18,70 zł.

Nawet drobne kwoty kaucji w skali roku mogą więc generować istotne zobowiązania podatkowe!

Jeszcze większe wyzwania pojawiają się przy sprzedaży napojów objętych różnymi stawkami VAT. Wtedy każdą kategorię należy rozliczać osobno, a jeśli nie da się przypisać zwrotów do stawki – stosuje się proporcję zgodną ze strukturą sprzedaży. Wymaga to precyzyjnych ewidencji i pełnej spójności danych między operatorem a wprowadzającym.

Jak rozliczać kaucje w JPK_V7?

Wprowadzenie systemu kaucyjnego spowodowało zmianę struktury JPK_V7 – pojawiły się specjalne pola, w których należy wykazywać VAT od niezwróconych kaucji. Dokumenty rozliczeniowe oznacza się jako wewnętrzne, przypisane do systemu kaucyjnego. Zasady te zostały szczegółowo opisane w objaśnieniach podatkowych Ministerstwa Finansów.

Rozliczenie kaucji ujmuje się w pierwszym okresie kolejnego roku, na podstawie danych od operatora. Jeśli liczba zwrotów okaże się wyższa niż liczba wprowadzonych opakowań, obowiązek podatkowy nie powstaje, a nadwyżkę można rozliczyć w następnych latach.

Ewidencję muszą prowadzić zarówno wprowadzający, jak i operatorzy. Powinna być elektroniczna, obejmować podział na stawki VAT – należy ją przechowywać przez minimum 5 lat.

Pułapki systemu kaucyjnego

Nowe przepisy mogą rodzić praktyczne trudności. Najczęściej wskazywane obszary to:

• prawidłowe przypisanie kaucji do właściwych stawek VAT – brak takiego rozróżnienia oznacza stosowanie proporcji, zwykle mniej korzystnej,
• zachowanie spójności danych pomiędzy ewidencjami operatora i wprowadzających,
• kwestie formalne związane z raportowaniem – niewłaściwe ujęcie danych lub nieuwzględnienie nadwyżek zwrotów może prowadzić do konieczności korekt.

Jak bezpiecznie wdrożyć nowe zasady?

Aby uniknąć problemów, przedsiębiorcy powinni opracować procedury rozliczeniowe. Kluczowe jest w szczególności ustalenie zasad gromadzenia danych o zwróconych i niezwróconych opakowaniach, przypisywania ich do stawek VAT i ujęcia w pliku JPK_V7.

Operatorzy muszą z kolei zadbać o przejrzysty system raportowania i rozliczeń – stworzyć harmonogram przekazywania danych, ujednolicić format raportów i przygotować procedurę wpłat VAT na mikrorachunki.

Takie działania pozwolą zminimalizować ryzyko błędów i zwiększą pewność sprawnego funkcjonowania systemu już od pierwszych rozliczeń.

W przypadku pytań i wątpliwości związanych z wprowadzeniem i stosowaniem systemu kaucyjnego przez Państwa firmę zapraszamy do kontaktu.