PODATKI
Technologie w podatkach
Czym są technologie podatkowe?
Technologie podatkowe to zaawansowane rozwiązania IT łączące wiedzę merytoryczną z automatyzacją procesów oraz analityką danych. Wspierają one firmy w efektywnym zarządzaniu obowiązkami regulacyjnymi, stanowiąc odpowiedź na rosnącą złożoność przepisów oraz wymogi sprawozdawcze, takie jak JPK czy KSeF. Rozwiązania te obejmują zarówno systemy klasy ERP integrujące dane z całością działalności przedsiębiorstwa, jak i wyspecjalizowane aplikacje do kalkulacji oraz monitorowania zmian w prawie. Dzięki redukcji czynności manualnych technologie te minimalizują ryzyko błędów, skracają czas przygotowania deklaracji i stają się kluczowym elementem strategii finansowej oraz zarządzania ryzykiem.
Automatyzacja procesów podatkowych
Automatyzacja pozwala na usprawnienie działań związanych z kalkulacją podatków oraz komunikacją z organami skarbowymi. Dzięki integracji systemów ERP z obszarami sprzedaży, zakupów i logistyki, dane są aktualne i zgodne z rzeczywistymi operacjami. Systemy te potrafią identyfikować nieprawidłowości jeszcze przed złożeniem deklaracji, co minimalizuje ryzyko sporów i sankcji. W modelu profesjonalnym pozwala to doradcom skupić się na analizie strategicznej zamiast rutynowym przetwarzaniu danych.
Dlaczego warto z nami współpracować?
Łączymy podatki, prawo i technologię
Doświadczenie we wdrożeniach KSeF i JPK
Skuteczna współpraca z IT i księgowością
Systemy ERP i integracje
Systemy ERP (Enterprise Resource Planning) zapewniają spójność danych finansowych i podatkowych w jednym, zintegrowanym środowisku. Kluczowym atutem jest automatyczny przepływ informacji pomiędzy systemami e-fakturowania, platformami do generowania JPK a narzędziami analitycznymi bez ingerencji użytkownika. Jest to niezbędne dla zapewnienia terminowości i poprawności raportowania w ramach rozwiązań takich jak Krajowy System e-Faktur. Dobrze zaprojektowana architektura IT daje firmom elastyczność w dostosowywaniu się do zmian regulacyjnych.
Analiza danych podatkowych
Analityka danych łączy wiedzę ekspercką z technologią, pozwalając na wykorzystanie ogromnych zbiorów informacji do identyfikacji trendów i ryzyk. Umożliwia ona symulowanie skutków planowanych transakcji oraz zmian przepisów na działalność firmy. Dzięki narzędziom kontrolnym przedsiębiorcy mogą weryfikować dane przed ich przekazaniem do administracji skarbowej, co czyni analizę elementem skutecznej prewencji podatkowej.
E-faktury i e-sprawozdawczość
Elektroniczne formy fakturowania i raportowania, jak faktury ustrukturyzowane czy pliki JPK, wymuszają na firmach większą dyscyplinę w zakresie jakości danych. Automatyzacja tego obszaru przyspiesza obieg dokumentów i ułatwia kontrolę rozliczeń VAT. Profesjonalne doradztwo w tym zakresie obejmuje wsparcie w dostosowaniu procesów wewnętrznych oraz ocenę ryzyk związanych z raportowaniem w czasie rzeczywistym.
AI w podatkach
Sztuczna inteligencja rewolucjonizuje podatki poprzez algorytmy analizujące faktury i księgi pod kątem anomalii i powtarzalnych wzorców. Narzędzia AI wspierają compliance, porównując dane historyczne z bieżącymi i wskazując transakcje wymagające uwagi. Rozwiązania oparte na przetwarzaniu języka naturalnego pomagają monitorować zmiany w orzecznictwie i interpretacjach, co wspiera doradców w szybszym dostarczaniu wniosków. Narzędzia analityczne wykorzystujące AI oraz uczenie maszynowe są wykorzystywane także przez organy podatkowe (np. system Aranea).
Czym jest system ERP i dlaczego warto go wybrać?
System ERP to fundament nowoczesnego zarządzania, który integruje finanse, sprzedaż i kadry w jednym źródle informacji. Warto go wybrać, ponieważ automatyczne przenoszenie danych do modułów księgowych drastycznie ogranicza błędy manualne i zapewnia pełną ścieżkę audytową. Dzięki rozwiązaniom chmurowym technologia ta jest obecnie dostępna nie tylko dla korporacji, ale i dla średnich przedsiębiorstw, budując ich przewagę konkurencyjną.
Korzyści z zaadaptowania technologii podatkowych w organizacji
Adaptacja technologii pozwala przejść od podejścia reaktywnego do świadomego zarządzania obszarem podatkowym. Do najważniejszych korzyści należą:
- efektywność operacyjna: znaczne ograniczenie czasu poświęcanego na manualną obsługę deklaracji i e-faktur,
- bezpieczeństwo i jakość: eliminacja błędów dzięki centralizacji danych i narzędziom prewencyjnym,
- wsparcie decyzji: możliwość symulowania skutków podatkowych nowych inwestycji i zmian w strukturze firmy,
- przewaga strategiczna: odporność na zmiany regulacyjne i lepsze przygotowanie do kolejnych etapów cyfryzacji.
Zakres oferowanych usług
W obszarze technologii podatkowych związanych z KSeF świadczymy usługi obejmujące zwłaszcza:
- bieżące doradztwo dotyczące obowiązków związanych z KSeF w perspektywie podatku VAT oraz PIT/CIT,
- wszechstronne wsparcie prawno-podatkowe we wdrożeniu KSeF:
- analiza procesów i danych w kontekście obowiązków prawnych:
– zidentyfikowanie obowiązków oraz terminów wdrożenia
– wyróżnienie występujących w organizacji rodzajów transakcji dokumentowanych z zastosowaniem poszczególnych typów faktur i mapowanie typów tych faktur
– określenie zakresu danych na poszczególnych typach faktur
– ocena wpływu KSeF na płynność finansową
- współpraca z osobami odpowiedzialnymi za wdrożenie:
– kontakt z zespołem projektowym obejmującym księgowość, IT, sprzedaż oraz dostawcę IT
– wsparcie w ustaleniu struktury uprawnień w KSeF w organizacji, w tym wyborze master administratora KSeF
– wsparcie w nadaniu i przetestowaniu uprawnień pracowników oraz jednostek organizacyjnych
– wsparcie w wygenerowaniu tokenów i/lub certyfikatów typu 1 i 2 umożliwiających uwierzytelnienie do KSeF podczas używania systemu księgowego
- wsparcie podczas procesu dostosowania systemów informatycznych:
– zweryfikowanie kompatybilności ERP / systemów księgowych z KSeF oraz dostępnych opcji integracji
– wsparcie w zaplanowaniu aktualizacji, wdrożenia modułów lub zakupu nowego oprogramowania, jeśli obecne nie obsługuje faktur ustrukturyzowanych w formacie .xml
– wsparcie w przygotowaniu rozwiązań technologicznych zapewniających ciągłość pracy w trybach awaryjnych (offline24, awaria zwykła KSeF, awaria całkowita KSeF, niedostępność KSeF)
– wsparcie w ustaleniu sposobu uwierzytelnienia organizacji w KSeF (pieczęć elektroniczna lub złożenie ZAW-FA wskazującego master administratora KSeF)
– weryfikacja poprawności struktury faktury ustrukturyzowanej zastosowanej w ramach systemu
- wsparcie we wprowadzeniu zmian w procedurach dotyczących faktur sprzedażowych, w szczególności:
– ustalenie, czy faktury dla konsumentów będą wystawiane przez KSeF, czy poza Systemem
– opracowanie zasad dokumentowania sprzedaży B2C w sytuacji problemów technicznych u podatnika oraz w okresie niedostępności KSeF – np. wydanie wizualizacji faktury z kodami QR OFFLINE i CERTYFIKAT dla konsumentów
– ustalenie, czy w ogóle wystawiać faktury dla podatników polskich przy problemach technicznych po stronie firmy (w związku z obowiązkiem przesłania ich do KSeF najpóźniej następnego dnia roboczego)
– opracowanie zasad dokumentowania sprzedaży B2B w sytuacji problemów technicznych u podatnika oraz w okresie niedostępności KSeF – np. wydanie dokumentu potwierdzenie transakcji lub proforma
– ustalenie sposobów wymiany faktur z nabywcami (w przypadku faktur, którym nadano numer KSeF, dopuszczalne jest informacyjne wygenerowanie wizualizacji opatrzonej kodem QR z numerem KSeF)
- wsparcie we wprowadzeniu zmian w procedurach dotyczących faktur zakupowych, takich jak:
– zaplanowanie zmian w obiegu faktur zakupowych w organizacji związanych z tym, że ich podstawowym źródłem dla podatników staje się KSeF – we współpracy z pracownikami jednostek, którzy do tej pory odpowiadali za odbiór faktur zakupowych
– analiza sposobu księgowania faktur zakupowych i dopasowania do nich nadanych im numerów KSeF
– wprowadzenie zmian w generowaniu miesięcznych JPK w związku z nową strukturą logiczną JPK_V7M (3), w szczególności uwzględnienie nowych pól na numer KSeF oraz znaczników OFF, BFK i DI
– opracowanie mechanizmu łączenia tych samych faktur otrzymanych poza KSeF i z użyciem KSeF celem identyfikacji dokumentów zduplikowanych
– poinformowanie dostawców o planowanych zmianach
– aktualizacja kartotek klientów poprzez weryfikację poprawności numerów NIP z Białą listą podatników VAT – KSeF dystrybuuje faktury na podstawie NIP
- przygotowanie wewnętrznych procedur KSeF wraz z przeprowadzeniem testów i szkoleń:
– opracowanie procedur i instrukcji obejmujących: wystawianie, odbiór, korekty, akceptacje faktur w tym w trybach awaryjnych, nadawanie i odbieranie uprawnień w KSeF – uwzględniając przy tym obowiązki pracowników, ścieżki akceptacji, raportowanie błędów i odpowiedzialności
– przeszkolenie pracowników w zakresie autoryzacji i obsługi procesów w KSeF
– przetestowanie pełnego procesu fakturowania w środowisku przedprodukcyjnym KSeF i zaangażowanie w nie kluczowych pracowników zajmujących się obsługą procesów księgowych i sprzedażowych
– dokonanie stosownych zmian w założeniach procesu implementacji KSeF w zależności od rezultatu testów e-fakturowania.
W obszarze technologii podatkowych naszych klientów wspieramy również we wdrożeniach JPK CIT i JPK PIT. Nasze usługi opierają się o cztery główne filary:
- analiza gotowości organizacji (JPK Readiness Review)
- podstawą naszej współpracy z klientami, jest weryfikacja, czy organizacja jest objęta obowiązkiem raportowania, w jakim zakresie obowiązek ten jej dotyczy a w dalszej kolejności, dokonanie oceny stopnia przygotowania organizacji do raportowania JPK CIT
- elementy audytu wstępnego:
– analiza obowiązków wynikających z przepisów dotyczących JPK CIT / JPK PIT
– identyfikacja luk w danych księgowych i podatkowych
– przegląd planu kont pod kątem wymogów raportowych
– weryfikacja zgodności polityki rachunkowości z wymogami raportowania
– ocena systemów finansowo-księgowych i ich zdolności do generowania wymaganych struktur
- dostosowanie ewidencji i procesów
– na bazie dokonanej analizy, nasz zespół opracuje rekomendacje zmian w planie kont oraz schemat mapowania znaczników kont księgowych. W przypadku zidentyfikowania uchybień, wesprzemy Państwa w uporządkowaniu zasad prowadzenia ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych czy też sposobie ujmowania kosztów i przychodów do wymogów raportowych
- współpraca z działem księgowym/biurem rachunkowym i IT
– Przygotowanie do raportowania JPK CIT to w zależności od wielkości organizacji, proces, który może być koordynowany bezpośrednio z właścicielami i prowadzącym księgi biurem rachunkowym albo bardzo szeroko zakrojony projekt, w którym udział biorą kluczowe departamenty przedsiębiorstwa, w tym działy finansowo-księgowe, prawne, IT etc. Rolą naszych specjalistów jest zapewnienie ciągłego wsparcia w koordynowaniu prac wszystkich zaangażowanych osób
– samo raportowanie może odbywać się na różne sposoby – bezpośrednio z systemu finansowo-księgowego, z wykorzystaniem dedykowanego narzędzia do obróbki danych z ksiąg lub poprzez outsourcing usług zewnętrznych. Niezależnie którą z metod Państwo wybierzecie, Gekko Taxens wesprze Was w każdej z tych ścieżek
- Identyfikacja ryzyka podatkowego i bieżące wsparcie
– raportowanie JPK CIT powoduje, że co raz większa grupa podatników weryfikuje sposób rozpoznawania niektórych operacji gospodarczych w księgach rachunkowych, w tym metodologię ich identyfikacji na potrzeby podatkowe
– audyt i przygotowanie do JPK CIT pozwala wychwytać najbardziej newralgiczny punkty zapalne, których elimanacja jeszcze przed pierwszym, szczegółowym zaraportowaniem ksiąg, może uchronić firmę przed potencjalnymi negatywnymi konsekwencjami.
Zapraszamy do kontaktu z naszymi ekspertami:
TECHNOLOGIA W PODATKACH
Najczęściej zadawane pytania
To wykorzystanie systemów ERP, workflow i analityki do automatycznego integrowania danych, kalkulacji zobowiązań oraz weryfikacji deklaracji i plików raportowych (np. JPK) pod kątem błędów.
Polega ona na całościowym zarządzaniu firmą za pomocą jednego systemu integrującego dane ze wszystkich obszarów działalności, co zapewnia spójność informacji w czasie rzeczywistym.
CRM (Customer Relationship Management) skupia się na relacjach z klientami i wsparciu sprzedaży, natomiast ERP zarządza zasobami i procesami wewnętrznymi, takimi jak finanse, koszty i spójność danych operacyjnych.
Są to systemy ERP, silniki kalkulacyjne, narzędzia do e-raportowania (np. narzędzia dedykowane dla JPK, e‑Deklaracje, e‑US, Aplikacja Podatnika KSeF), systemy workflow, analityka danych, a także rozwiązania oparte na automatyzacji (RPA) i AI.
To proces przeniesienia rozliczeń i komunikacji z organami skarbowymi do środowiska cyfrowego, oparty na automatyzacji obliczeń i elektronicznych formach sprawozdawczości.
To wysokospecjalistyczna usługa polegająca na synergii wiedzy prawno-podatkowej z zaawansowanymi kompetencjami technologicznymi. Doradztwo to wykracza poza tradycyjne wsparcie merytoryczne, koncentrując się na kompleksowej cyfryzacji i automatyzacji procesów podatkowych wewnątrz organizacji.
W ramach tej usługi doradcy podatkowi wspierają przedsiębiorstwa na wielu płaszczyznach:
- analiza i optymalizacja procesów: badanie obecnego modelu rozliczeń i projektowanie nowych, wydajniejszych procesów opartych na nowoczesnych systemach,
- wybór i wdrożenie narzędzi: pomoc w doborze odpowiedniego systemu ERP, dedykowanych aplikacji podatkowych czy silników kalkulacyjnych oraz wsparcie przy ich konfiguracji pod kątem specyfiki działalności klienta,
- zapewnienie zgodności (Compliance): dostosowanie systemów IT do dynamicznie zmieniających się wymogów sprawozdawczych, takich jak Krajowy System e-Faktur (KSeF) czy nowe struktury plików JPK,
- audyt i prewencja: wykorzystanie narzędzi analitycznych do przeglądów poprawności rozliczeń, identyfikacji ryzyk podatkowych oraz oceny gotowości organizacji do nowych obowiązków raportowych,
- ewolucja roli doradcy: dzięki automatyzacji rutynowych czynności doradztwo przesuwa się w stronę strategicznego wsparcia klientów, oferując precyzyjne rekomendacje oparte na szerokich zbiorach danych.
Celem doradztwa w tym obszarze jest nie tylko zapewnienie pełnej zgodności z przepisami, ale przede wszystkim zwiększenie efektywności operacyjnej, ograniczenie ryzyka błędów manualnych oraz budowanie długofalowego bezpieczeństwa podatkowego organizacji.
NewsletteR
Bądź na bieżąco z kluczowymi zmianami w podatkach i prawie.
Zapisz się do naszego newslettera i otrzymuj praktyczne wskazówki dla Twojego biznesu.