AML (Przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu)

Procedura AML to wewnętrzny dokument, który określa, w jaki sposób instytucja obowiązana przeciwdziała praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu w swojej codziennej działalności. Nie jest jedynie ogólnym regulaminem, ale praktyczną instrukcją postępowania dla zarządu, kadry kierowniczej i pracowników odpowiedzialnych za kontakt z klientami, analizę transakcji, dokumentowanie czynności oraz zgłaszanie sytuacji podejrzanych.

Dobrze przygotowana procedura AML wskazuje m.in.: kto w organizacji odpowiada za realizację obowiązków AML, jak przebiega identyfikacja i weryfikacja klienta oraz beneficjenta rzeczywistego, jak ocenia się poziom ryzyka klienta lub transakcji, kiedy stosuje się standardowe, uproszczone albo wzmożone środki bezpieczeństwa finansowego, jak dokumentuje się podjęte czynności oraz kiedy należy rozważyć zawiadomienie GIIF. Z komunikatów GIIF wynika, że procedura ma uwzględniać charakter, rodzaj i rozmiar prowadzonej działalności oraz określać zasady stosowania środków bezpieczeństwa finansowego i wykonywania obowiązków raportowych.

Procedura AML powinna być dostosowana do realnego modelu działania danej organizacji. Inne ryzyka występują w biurze rachunkowym, inne u pośrednika nieruchomości, inne w fundacji, a jeszcze inne w podmiocie obsługującym transakcje międzynarodowe. Dlatego gotowy wzór procedury, który nie uwzględnia specyfiki działalności, struktury klientów, kanałów sprzedaży i typowych transakcji, może okazać się niewystarczający w razie kontroli.

Nie. Obowiązki AML dotyczą przede wszystkim tzw. instytucji obowiązanych, czyli podmiotów wskazanych w ustawie, między innymi określonych instytucji finansowych, biur rachunkowych, doradców podatkowych, notariuszy, pośredników w obrocie nieruchomościami oraz innych podmiotów wykonujących działalność objętą regulacją.

W praktyce jednak ocena, czy dana firma jest instytucją obowiązaną, nie zawsze jest oczywista. Znaczenie ma nie tylko formalny przedmiot działalności, ale również faktyczny sposób jej wykonywania, rodzaj klientów, charakter transakcji oraz zakres świadczonych usług. Dlatego warto przeprowadzić analizę, zanim organ kontroli zakwestionuje brak procedur AML.

Nie. Sama procedura AML nie wystarcza, jeżeli nie jest dostosowana do działalności podmiotu i nie jest faktycznie stosowana. Organy mogą badać nie tylko to, czy dokument istnieje, ale również czy pracownicy znają jego treść oraz biorą udział w obowiązkowych szkoleniach, czy przeprowadzono ocenę ryzyka, czy stosowano środki bezpieczeństwa finansowego i czy odpowiednio dokumentowano podejmowane czynności.

Procedura AML powinna być praktycznym narzędziem, a nie wyłącznie formalnym dokumentem. Powinna odpowiadać na pytania: kto w firmie wykonuje określone obowiązki, kiedy należy zidentyfikować klienta, jak ustalić beneficjenta rzeczywistego, kiedy zgłosić transakcję oraz jak dokumentować podjęte działania.

Naruszenie obowiązków AML może prowadzić do nałożenia kar administracyjnych, negatywnych konsekwencji dla osób odpowiedzialnych za wykonywanie obowiązków w organizacji, a także do ryzyka wystąpienia szkód wizerunkowych i biznesowych. W niektórych przypadkach problem AML może wpływać również na relacje z bankami, inwestorami, kontrahentami lub organami państwowymi.

Dlatego warto zadbać o prawidłowe wdrożenie systemu AML z wyprzedzeniem. Dobrze przygotowana dokumentacja, przeszkoleni pracownicy i jasny podział odpowiedzialności znacząco ograniczają ryzyko błędów oraz ułatwiają obronę stanowiska firmy w razie kontroli.

Weryfikacja AML to sprawdzenie klienta oraz okoliczności współpracy z nim pod kątem ryzyka prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu. Nie sprowadza się do zebrania oświadczeń — istotna jest również ocena, czy uzyskane informacje są wiarygodne i spójne.

Sam fakt skierowania do klienta pytań lub prośby o dodatkowe dokumenty nie oznacza podejrzenia go o popełnienie przestępstwa. Jest to element realizacji obowiązków instytucji obowiązanej. Zakres weryfikacji zależy od wymagań przepisów i rozpoznanego ryzyka, dlatego nie w każdym przypadku będzie taki sam.

KYC, czyli Know Your Customer — „poznaj swojego klienta” — koncentruje się na ustaleniu, kim jest klient, oraz poznaniu okoliczności istotnych dla współpracy z nim. AML oznacza szerszy system przeciwdziałania praniu pieniędzy, funkcjonujący łącznie z przeciwdziałaniem finansowaniu terroryzmu.

KYC jest częścią systemu AML, a nie jego zamiennikiem. W praktyce KYC dotyczy wiedzy o konkretnym kliencie, natomiast AML obejmuje również organizację i wykonywanie pozostałych obowiązków służących przeciwdziałaniu tym zjawiskom. Samo sprawdzenie tożsamości klienta nie oznacza zatem spełnienia wszystkich wymagań AML.

Weryfikacji AML nie uzyskuje się w urzędzie w formie uniwersalnego certyfikatu. Przeprowadza ją konkretna instytucja obowiązana, na przykład bank, na potrzeby nawiązania lub kontynuowania współpracy albo realizacji określonej transakcji.

Aby umożliwić jej przeprowadzenie, klient powinien przekazać wymagane informacje i dokumenty oraz wyjaśnić ewentualne niezgodności. Warto zadbać o aktualność danych i ich spójność z dokumentacją oraz właściwymi rejestrami. Samo dostarczenie dokumentów nie przesądza jednak o wyniku weryfikacji.

Sprawdzenie klienta przez jeden podmiot nie oznacza również, że inne instytucje automatycznie uznają jego wynik za wystarczający. Dlatego przy korzystaniu z kolejnej usługi klient może zostać ponownie poproszony o przedstawienie informacji i dokumentów.

Celem wymagań AML jest ochrona legalnego obrotu gospodarczego przed wykorzystywaniem go do ukrywania przestępczego pochodzenia pieniędzy oraz finansowania terroryzmu.

Instytucje obowiązane mają rozpoznawać okoliczności mogące wskazywać na takie działania i, w przypadkach określonych przepisami, przekazywać informacje właściwym organom. Wdrożenie AML służy więc nie tylko zgodności działalności konkretnego przedsiębiorcy z prawem, ale także ochronie bezpieczeństwa obrotu gospodarczego.